Ufficio Cerimoniale

Organizzazione di Eventi Istituzionali: Gestione e organizzazione delle cerimonie ufficiali del Comune, come inaugurazioni, celebrazioni pubbliche, anniversari istituzionali, conferimenti di onorificenze e premi, e visite ufficiali di autorità nazionali e internazionali. L'ufficio si occupa di tutti gli aspetti legati all’organizzazione logistica e alla pianificazione delle attività.

Gestione del Protocollo e delle Procedure Istituzionali: Curare l’applicazione del protocollo istituzionale, che stabilisce le modalità di partecipazione e di interazione tra le autorità presenti durante gli eventi pubblici. L'ufficio assicura che il cerimoniale segua le regole prestabilite e che l'ordine gerarchico delle autorità sia rispettato, dall'accoglienza alla disposizione dei partecipanti.

Coordinamento con Autorità e Ospiti: Gestire i contatti con le autorità locali, regionali e nazionali, nonché con i rappresentanti di enti, associazioni e altre organizzazioni che partecipano agli eventi. L'ufficio si occupa anche degli inviti e delle conferme di partecipazione, nonché dell’accoglienza degli ospiti durante l’evento.

Gestione della Logistica degli Eventi: Pianificazione e coordinamento di tutti gli aspetti logistici, come la scelta delle location, l’allestimento degli spazi, la gestione degli inviti e delle accredenzazioni, e la cura dei dettagli relativi a buffet, pranzi ufficiali o altri aspetti relativi alla ristorazione. L’ufficio assicura che tutti gli aspetti pratici dell'evento siano perfettamente gestiti.

Supporto al Sindaco e agli Organi Istituzionali: Assistenza nella preparazione di interventi, discorsi ufficiali e materiali informativi per il Sindaco e gli altri rappresentanti istituzionali durante gli eventi pubblici. L'ufficio supporta anche nella definizione dei temi e dei messaggi da comunicare durante le cerimonie.

Comunicazione e Visibilità: Collaborazione con l’Ufficio Stampa per garantire la visibilità degli eventi attraverso comunicati stampa, foto, video e la pubblicazione sui canali di comunicazione ufficiali (social media, sito web del Comune). L’ufficio cura anche la gestione della stampa e delle relazioni con i media durante gli eventi.

Protocolli Internazionali e Relazioni Esterne: Gestire eventi di rilevanza internazionale o intercomunale, che coinvolgono delegazioni straniere o collaborazioni con enti e città gemellate. L’ufficio assicura che siano rispettati i protocolli internazionali e le consuetudini proprie delle relazioni estere.

Gestione delle Risorse e dei Materiali per gli Eventi: Pianificazione dell’utilizzo delle risorse necessarie per la realizzazione degli eventi, incluse attrezzature tecniche, materiali promozionali, gadget o decorazioni specifiche. L'ufficio si occupa anche della cura estetica e formale degli eventi, garantendo un'immagine istituzionale coerente e professionale.

Monitoraggio e Reportistica sugli Eventi: Al termine di ogni cerimonia o evento, l’ufficio redige una relazione finale, che può includere un bilancio delle attività, un resoconto delle presenze e degli aspetti logistici e organizzativi. Questo documento può essere utilizzato per valutare l’efficacia e l’impatto dell'evento, così da migliorare le future organizzazioni.

Gestione delle Relazioni con i Cittadini e le Associazioni Locali: L’ufficio si occupa anche dell’organizzazione di eventi che coinvolgono la comunità locale, come feste tradizionali, manifestazioni culturali e iniziative di valorizzazione del territorio. L'ufficio coordina le partecipazioni delle associazioni locali e garantisce che le cerimonie siano inclusive e rappresentative della comunità.